Memahami objektif penilaian prestasi

RAMAI pengurus dan ketua jabatan mengambil sikap sambil lewa apabila tiba saat membuat penilaian prestasi pekerja. - Gambar hiasan
--------------------------------------------------------------------------------

"ALAMAK! Penilaian Prestasi lagi! Balik-balik nak kena buat penilaian. Letihlah." Mungkin inilah keluhan yang diluahkan oleh sesetengah pengurus atau ketua jabatan yang kurang arif tentang objektif sebenar proses penilaian prestasi. Atau kalau mereka tahupun, mungkin mereka tidak begitu mengambil berat tentang kepentingan proses tersebut. Ramai yang mengambil sikap sambil lewa apabila tiba saat membuat penilaian prestasi pekerja.

Mengapa agaknya perkara ini terjadi? Salah satu sebab ialah kerana ada sesetengah pengurus beranggapan tugas menilai prestasi pekerja sering membuat mereka berada di dalam keadaan yang kurang selesa. Ini kerana mereka merasakan bahawa pendapat mereka terhadap pekerja sering bertentangan dengan apa yang dirasai oleh pekerja itu sendiri. Jadi, keadaan ini boleh menimbulkan konflik dan seterusnya menimbulkan rasa tidak puas hati pekerja terhadap penilaian yang diterima.

Kekerapan membuat penilaian berbeza di antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Ada yang menjalankannya setiap suku tahun, setiap setengah tahun dan ada pula yang hanya membuat setahun sekali. Walaupun Jabatan Sumber Manusia sering melakukan berbagai usaha untuk memperbaiki cara mengisi borang penilaian agar ia lebih mudah untuk diisi dan sering memberi taklimat untuk mendidik para pengurus dan ketua jabatan untuk menjalankannya, namun pengisian borang tetap dianggap perkara remeh dan borang-borang tersebut kebiasaannya hanya dilengkapkan secara terburu-buru apabila menjelang hari terakhir penghantaran.

Tujuan sebenar penilaian prestasi adalah untuk memperbaiki prestasi pekerja pada masa akan datang. Apabila prestasi seseorang pekerja telah dinilai dengan betul dan seadil-adilnya, ini akan dapat membantu pengurus atau ketua jabatan menentukan pemberian gaji yang setimpal dengan usaha yang dicurahkan oleh pekerja dan siapa yang layak atau tidak layak untuk dinaikkan pangkat. Fokusnya harus tertumpu kepada prestasi pekerja.

Ada banyak kelebihan lain yang boleh didapati melalui latihan penilaian prestasi. Selain memberi maklum balas kepada pekerja tentang pencapaian mereka, pengurus juga boleh mendapat banyak maklumat mengenai pekerja yang boleh digunakan untuk membuat tugas pekerja menjadi lebih produktif. Sebagai contoh, kemungkinan besar pekerja tidak dapat memberi komitmen terhadap kerja disebabkan faktor luaran yang di luar batasan beliau kerana ia bersangkut-paut dengan unit atau jabatan lain. Dengan maklumat yang diperoleh, pengurus boleh membawa masalah tersebut ke pihak atasan untuk diambil tindakan yang bersesuaian.

Namun, masalah dalam menjalankan penilaian prestasi sering timbul apabila tumpuan hanya diberi kepada sikap dan perangai individu dan kesilapan-kesilapan yang telah mereka lakukan. Masalah menjadi lebih rumit dan boleh menimbulkan rasa tidak puas hati dalam kalangan pekerja apabila ada sesetengah pengurus mengamalkan sikap tidak adil dan memberi penilaian tinggi pada pekerja-pekerja yang mereka suka atau senangi walaupun pekerja tersebut tidak layak menerima penilaian sebegitu tinggi. Keadaan ini pula akan mematahkan semangat pekerja yang rajin berusaha kerana mereka merasakan latihan membuat penilaian prestasi ini hanya satu latihan yang sia-sia dan tidak memberi apa-apa makna bagi mereka. Jika keadaan ini berterusan, organisasi mungkin akan kehilangan pekerja yang berdedikasi dan terpaksa mengeluarkan lebih banyak belanja dan masa untuk mencari pengganti yang lain.

Seringkali juga terdapat banyak tuduh-menuduh berlaku ketika menjalankan latihan penilaian prestasi ini. Adalah lebih baik jika pengurus berusaha untuk mengenal pasti halangan-halangan yang menjadi punca terhadap kelemahan prestasi dan tidak membesar-besarkan kelemahan tersebut. Cari jalan penyelesaian bagaimana halangan tersebut boleh diatasi. Jika pengurus berjaya melakukan demikian, ini boleh menghilangkan rasa takut dan ketidakselesaan pekerja apabila dipanggil untuk menjalankan latihan penilaian prestasi. Ingat! Tujuan latihan ini adalah untuk memperbaiki prestasi pada masa akan datang dan bukan untuk mencari kesalahan pekerja semata-mata.

Latihan membuat penilaian prestasi memerlukan kerjasama kedua-dua belah pihak; pekerja yang dinilai prestasi mereka dan pengurus yang membuat penilaian. Kedua-dua pihak berhak menyuarakan pendapat masing-masing. Dengan sebab itulah maka borang penilaian memerlukan tanda tangan kedua-dua belah pihak. Borang tersebut juga menyediakan satu ruangan khas di mana pekerja-pekerja boleh memberi maklum balas terhadap penilaian yang diberi sebelum menurunkan tanda tangan mereka.

Apabila pengurus berjaya mengenepikan sikap suka mencari kesilapan pekerja, ini akan menjadikan latihan penilaian prestasi lebih bermakna. Keseluruhan proses ini juga akan menjadi lebih selesa dan efektif kerana ia meletakkan pekerja dan pengurus pada tahap yang sama, bukan di tahap yang mana satu pihak menentang pihak lain. Kedua-dua pihak bekerjasama untuk mencapai satu tujuan iaitu untuk mencapai prestasi cemerlang yang bukan hanya menguntungkan pekerja, tetapi juga pengurus dan keseluruhan organisasi.

Minggu hadapan, saya akan membincangkan tentang kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan dan harus dielak ketika membuat penilaian prestasi.

Penulis adalah Pengarah Pemasaran di JSDC Training Consultancy dan boleh dihubungi di zurina61@yahoo.com. JSDC menjalankan latihan dan bengkel Pembangunan Diri untuk graduan, kaum wanita dan juga untuk golongan korporat.

Sumber maklumat dan gambar : Kosmo Online 05/08/2008